Jede Mail gefunden - auch die von vor fünf Jahren
E-Mail-Archivierung für Ihr Unternehmen: jede geschäftliche Mail automatisch revisionssicher abgelegt, mit Aufbewahrungsfristen - und in Sekunden gefunden, statt gesucht.
Der Steuerberater fragt nach dem Angebot von 2021. Ein Kunde bestreitet eine Absprache von vor zwei Jahren. Die Kollegin, die den Schriftwechsel geführt hat, arbeitet längst woanders. Wer dann noch sucht, hat verloren.
Wir betreiben ein E-Mail-Archiv auf deutscher Infrastruktur - neben Ihrem bestehenden Anbieter. Jede Mail landet automatisch drin, mit Volltextsuche für die Berechtigten. Ihr Anbieter bleibt, Outlook bleibt.
Produktiv seit 03/2026 bei einem Anlagenbau-Betrieb mit rund 35 Mitarbeitern - Altbestand importiert, angedockt an Microsoft 365.
Wenn die alte Mail wichtig wird, ist sie weg
Postfächer laufen voll - also wird gelöscht oder in lokale Dateien ausgelagert, die niemand mehr findet. Wenn ein Mitarbeiter geht, geht sein Postfach gleich mit. Und wenn der Prüfer oder der Anwalt fragt, beginnt das Ausreden.
Typische Auslöser, mit denen Betriebe zu uns kommen:
- Steuerberater oder Prüfung mahnt die Aufbewahrung geschäftlicher Mails an
- Ein Streit um eine Zusage - und die Mail von damals ist unauffindbar
- Postfächer voll, Suchzeiten von Minuten, Ex-Mitarbeiter-Mailboxen im Nirgendwo
So sieht es mit einem Archiv aus
Jede geschäftliche Mail wird automatisch abgelegt - revisionssicher, mit den vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen. Wer berechtigt ist, findet jede Mail in Sekunden: die vom letzten Jahr, die vom letzten Jahrzehnt, die vom Mitarbeiter, der längst weg ist. Und die Postfächer atmen wieder auf.
Was die E-Mail-Archivierung Ihrem Betrieb bringt
Aufbewahrungspflicht abgedeckt Geschäftliche Mails werden 6 bzw. 10 Jahre revisionssicher gehalten - nach Vorgabe, nicht nach Laune.
Jede Mail in Sekunden gefunden Volltextsuche über den ganzen Bestand - auch die Postfächer von Mitarbeitern, die längst gegangen sind.
Postfächer entlastet - ohne Wechsel Das Archiv dockt neben Ihrem Anbieter an. Sie behalten Outlook, Sie behalten Ihren Mail-Anbieter. Die größte Sorge fällt damit weg.
Deutscher Betrieb, ein Ansprechpartner Betrieb, Pflege und Speicher liegen bei uns - auf deutscher/EU-Infrastruktur, mit einem Menschen, der die Anlage gebaut hat.
Der Ablauf: drei Schritte zum laufenden Archiv
- Klären: Was muss aufbewahrt werden? Welche Mails, welche Fristen, wer braucht Suche - daraus kommt das Archivierungskonzept für Ihren Betrieb.
- Einrichtung und Anbindung Das Archiv wird eingerichtet und an Ihren Anbieter angedockt - M365, eigener Server oder Hoster. Auf Wunsch kommt der Altbestand gleich mit.
- Er läuft Jede Mail landet automatisch im Archiv. Berechtigte suchen per Volltextsuche - wir pflegen und prüfen den Betrieb.
Was Sie am Ende in der Hand haben
- Revisionssicheres Archiv auf deutscher/EU-Infrastruktur - neben Ihrem bestehenden Anbieter
- Volltextsuche über den gesamten Bestand für berechtigte Personen
- Aufbewahrungsfristen nach Ihrer Vorgabe eingestellt
- Optional importierter Altbestand - auch die alten Postfächer
Referenz: Archiv läuft - seit März 2026, inklusive Altbestand
Bei einem Anlagenbau- und Servicebetrieb aus der Klimatechnik mit rund 35 Mitarbeitern läuft das Archiv seit März 2026 produktiv - angedockt an Microsoft 365, der komplette Altbestand importiert. Jede neue Mail landet automatisch drin, Aufbewahrung auf zehn Jahre eingestellt.
Der Altbestand ist dabei das ehrliche Stück Arbeit: Ein Archiv, das erst ab heute sammelt, beantwortet die Frage „wo ist die Mail von 2021" erst in fünf Jahren. Deshalb importieren wir, was da ist.
Neben Ihrem Anbieter - nicht an seiner Stelle
Einrichtung nach Aufwand - Anbindung, Fristen, Suche, optional Altbestand. Danach eine monatliche Pauschale je nach Volumen: Betrieb, Pflege, Speicher. Die Größenordnung nennen wir im Erstgespräch.
Ihr Risiko bleibt klein:
- Kein Wechselzwang. Das Archiv dockt an - an M365, an Ihren Server, an Ihren Hoster. Wer uns verlässt, behält seine Mails und seinen Anbieter.
- Ehrliche Grenze. Wir stellen die Archivierungslösung - ob Ihre Prozesse damit alle rechtlichen Anforderungen erfüllen, sagt Ihnen der Steuerberater oder Rechtsanwalt. Unsere Antwort ist die Technik, nicht das Gutachten.
- Deutsche Infrastruktur. Das Archiv läuft auf Systemen in Deutschland/EU - kein Drittland für Ihre Korrespondenz.
E-Mail-Archiv anfragen: Was muss bei Ihnen aufbewahrt werden?
Im Erstgespräch klären wir, welche Mails aufbewahrt werden müssen, wer suchen können soll und wie der Altbestand mitkommt. Danach haben Sie ein Konzept - und eine Zahl.
Was ins Archiv kommt, sollte auch sauber sein: Spam, Phishing und Schadsoftware stoppt unser E-Mail-Filter vor dem Postfach.
Häufige Fragen zur E-Mail-Archivierung
Müssen wir von Outlook oder M365 weg? Nein - das Archiv dockt neben Ihrem bestehenden Anbieter an. Ihre Mails laufen wie bisher; sie landen nur zusätzlich im Archiv. „Sie behalten Outlook" ist kein Nebensatz, es ist die halbe Lösung.
Ist das GoBD-zertifiziert? Wir stellen die Archivierungslösung für Ihre Aufbewahrungspflicht - revisionssicher, mit Fristen, auf deutscher Infrastruktur. Die rechtliche Einordnung Ihrer Prozesse bleibt Sache des Steuerberaters oder Rechtsanwalts; wir versprechen keine Zertifikate, wir liefern die Technik.
Kommen die alten Mails mit? Auf Wunsch ja - der Altbestand wird beim Einrichten importiert, auch die Postfächer ehemaliger Mitarbeiter. Ein Archiv, das erst ab heute sammelt, beantwortet die Fragen von gestern erst morgen.
Wer darf im Archiv suchen? Wen Sie festlegen. Die Suche ist auf berechtigte Personen begrenzt - das wird im Konzept geregelt, nicht dem Zufall überlassen.
Kann ich das nicht einfach selbst als Outlook-Archivdatei anlegen? Sie können - und viele haben. Eine lokale Archivdatei ist aber keine revisionssichere Ablage: Sie liegt auf einem Rechner, gehört niemandem verlässlich und überlebt weder Festplattentod noch Austritt. Genau deshalb suchen die Leute dann trotzdem.
Was kostet die Archivierung? Einrichtung nach Aufwand, danach monatlich je nach Volumen. Die Größenordnung nennen wir im Erstgespräch.